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O que ninguém nunca te contou sobre a sobrecarga de trabalho (e deu dicas práticas para resolver!)

Ter momentos de sobrecarga de trabalho pode ser sinal de crescimento da empresa. Afinal um pedido maior, ou o fechamento de mais clientes pode gerar essa situação, o que é muito benéfico.

O mesmo não pode se dizer quando a sobrecarga é uma rotina constante na vida dos funcionários. O excesso de forma perene pode em um primeiro momento parecer produtivo, mas ao longo do tempo ele começa a afetar os funcionários e os resultados da empresa.

É preciso ficar atento a essas questões e resolver antes que prejudique a empresa. Ao contrário do que muitos pensam, não é somente contratando mais pessoas que se pode reduzir a sobrecarga. Existem medidas baratas e sem custo com ação imediata.

Leia esse post e saiba mais como identificar essa situação, quais suas consequências e dicas práticas de como resolver.

Como saber se há sobrecarga de trabalho

Sua empresa tem sobrecarga de trabalho?

Se você respondeu “não”, é preciso verificar mais a fundo. Saiba que muitas vezes a sobrecarga não é tão clara para os gestores e para a empresa.

Isso pois, a sobrecarga de trabalho pode esconder algumas ineficiências e problemas não aparentando ser um problema.

Muitos pensam: “Se não está havendo nenhum problema na operação, porque devo me preocupar?” E é justamente aí que mora o perigo.

Então vamos lá! Hora de descobrir como identifica-la.

> Gastos com horas extras

Essa é a forma mais fácil, mais visível e clara de se identificar sobrecarga de trabalho na empresa.

É importante ter um indicador com o histórico de horas extras e as sazonalidades. Até para evitar que o salto de horas extras seja visto como problema, se for somente efeito da sazonalidade.

Tenha esse indicador e acompanhe a tendência de aumento ao longo do tempo.

Muitas empresas determinam como meta a extinção das horas extras, principalmente através do banco de horas. Se você não tem esse indicador, passe para a próxima forma.

> Funcionários fazem funções além do combinado

Quando um funcionário é contratado, o padrão é que a empresa informe quais serão as suas atividades. Isso é feito com base na capacidade de entrega.

É claro que com a curva de aprendizado do colaborador, ele aumente a sua produtividade e assuma mais responsabilidades com o passar do tempo.

A hora de se preocupar é quando esses colabores começam a fazer funções fora do escopo inicial, ou seja, de outras áreas e atividades da empresa.

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Se isso acontecer é bom ver se realmente é resultado da produtividade ou do acúmulo de trabalho. Normalmente é deste segundo.

> Parte do trabalho é feita em casa

Outra forma de identificar é com relação as entregas do trabalho. Se você perceber que elas são feitas de casa é bom verificar mais a fundo.

Sinais de que isso está acontecendo é quando e-mails de trabalho começam a circular de madrugada pela caixa de entrada da empresa.

Isso costuma ser uma bola de neve quando a empresa toda está sobrecarregada. Hoje em dia com a tecnologia, receber um e-mail é quase instantâneo.

Quando uma pessoa sobrecarregada envia um e-mail fora do expediente para outra na mesma situação, ambas acabam trabalhando fora do horário e isso vai se multiplicando.

Fique atento a estes sinais.

Consequências do excesso de atividades

Estamos em um mundo cada vez mais veloz onde a exigência pela perfeição e velocidade acaba influenciando a todos.

Só que esse composto: velocidade, exigência e perfeição acabam causando situações de estresse. Isso não é ruim, pois faz parte do dia a dia nas empresas, mas em situações de sobrecarga o estresse acaba tendo muito mais impacto sobre as pessoas.

É por isso que sua empresa tem que cuidar deste tema. Veja algumas consequências disso:

> Desmotivação

A desmotivação é o primeiro efeito. Lembra-se da tríade velocidade, exigência e perfeição? Nas situações de sobrecarga o colaborador acaba não fazendo as entregas da forma adequada.

Para um colaborador responsável, não entregar um trabalho da forma adequada é um forte componente de desmotivação.

O pior disso tudo é que a desmotivação é como uma espiral descendente, ou seja, se desmotiva agora, atrapalhará a próxima entrega, o que gerará mais desmotivação… enfim, já imaginou onde isso irá parar, certo?!

> Queda da Produtividade

O primeiro efeito é a desmotivação. Ela prejudica a saúde física e emocional do colaborador.

O que acaba ocasionando erros, afastamentos por doença e pedidos de demissão.

O efeito disso tudo é com certeza na produtividade geral da empresa. Não tem jeito, se você está nesta situação saiba que a situação já é grave.

> Depressão do funcionário

A depressão é uma doença que tem afetado cada vez mais pessoas. Sair dessa situação realmente é muito difícil.

Existem casos públicos que demonstram a gravidade do problema. Temos como exemplo o suicídio do ator Robim Willians, que fez “Uma Babá Quase Perfeita” e do âncora da Rádio Band News, Ricardo Boechat, que em determinada manhã ficou sem ter o que falar por causa da depressão.

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Por isso é tão importante atuar no problema.

> Elevação dos gastos com contratação

Além dos problemas de produtividade, a empresa terá um aumento nos gastos relacionados ao RH.

Isso tanto do lado dos colaboradores, pois os mais atentos a isso vão pedir demissão. Como do lado da empresa que se verá na posição de fazer demissões para ajustar os quadros.

Isso nunca é bom, pois se perdem talentos, se gasta mais com treinamentos e o problema não é efetivamente resolvido.

Como resolver e minimizar o problema

Se você chegou até esse ponto do texto, é porque tem a preocupação verdadeira com os seus colaboradores e com os resultados da empresa.

Conforme disse lá no início do texto, existem medidas que devem ser adotadas, de baixo custo antes de sair contratando pessoal.

É claro, isso pode ser necessário, contratar mais pessoas, mas você precisa primeiro fazer ajustes na empresa.

> Propicie momentos fora do trabalho

Eu diria que o início dos problemas começa quando o colaborador não consegue se desconectar da empresa.

Seu pensamento fica a mil, com todos os afazeres e datas de entrega, e não consegue descansar a mente.

Para evitar isso, a empresa deve propiciar que o seu colaborador tenha momentos de descanso longe dos problemas da empresa. Isso pode ser feito desde coibindo os que trocam mensagens e trabalham fora do expediente, até fazendo ações internas de incentivo ao relaxamento.

Algo que sempre indico é a Ginastica Laboral, são alguns minutinhos no dia, que servem para a parte física, mas que ajudam na parte mental.

> Reorganize atividades, tarefas e metas

O caos pode estar acontecendo pelo simples fato das atividades, tarefas e metas estaremos desorganizadas, ou ainda de não serem bem comunicadas.

Então fazer uma reorganização é sempre necessário. É possível para isso adotar metodologias que garantam a comunicação e a produtividade do funcionário.

Existem estudos que demonstram que cada vez nos concentramos menos tempo, por isso é importante conseguir focar nossa atenção de maneira otimizada para realizar as ações do dia-a-dia.

Acompanhamos uma empresa que adotou três métodos para resolver isso.

Kanban: O Kanban é um quadro visual com todas as atividades a serem desenvolvidas pelo departamento, assim todos os colaboradores já ficam sabendo o que precisa ser feito.

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Pomodoro: A técnica do Pomodoro intercala momentos de concentração e de descanso como forma de melhorar as entregas e focar a atenção na atividade que está sendo desenvolvida.

Scrum: O Scrum, aliado ao Kanban serviu para deixar claro para todos o que precisava ter foco e o que precisava ser entregue semanalmente.

Essa empresa, teve uma boa parte dos seus problemas resolvidos combinando os três métodos.

> Adote um programa de estágio

Outra ação que pode ser realizada é a adoção de um programa de estágio.

Um programa de estágio tem vários benefícios, mais vou me concentrar nos relacionados a sobrecarga que estamos tratando.

Um programa bem desenhado pode ajudar a você alocar mais equipe em determinado projeto utilizando a força de trabalho jovem.

Isso vai fazer com que sua equipe tenha mais braços, sem incorrer em custos dos encargos sociais, ao mesmo tempo que a empresa cumpre os requisitos de ensinar e ofertar mais experiência aos estagiários.

Isso sem contar o gás que um jovem pode trazer no trabalho elevando a produtividade de toda a equipe. Falamos mais sobre isso no texto Como nós resolvemos o problema de queda de produtividade em uma empresa.

Conclusão

Podemos observar no texto que a sobrecarga de trabalho pode existir, e em alguns momentos é necessário para o crescimento da empresa. Mas se isso se tornar constante pode prejudicar a saúde física e mental dos funcionários.

Isso com certeza, se acontecer, vai prejudicar a empresa. É preciso então ficar atento aos sinais e tomar ação antes de que seja tarde. A ação não passa necessariamente por novas contratações. É possível que a empresa tenha êxito em ações como reorganizar o trabalho, proporcionar um descanso mental aos funcionários e até fazendo um programa de estágio.

Essas ações tem um custo menor do que novas contratações e podem ser uma grande saída em momentos onde a redução de custos é uma palavra de ordem nas empresas.

E você gostou deste post? Achou que ele pode ajudar a mais pessoas? Compartilhe nas suas redes sociais e vamos ajudar mais empresas a não terem esse tipo de problema.

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A Capital Social Instituto de Pesquisa, é uma ONG que atua como Instituição Formadora de Aprendizes, ela também tem um trabalho com estagiários ajudando jovens e empresas a estabelecerem uma ótima relação no mercado de trabalho.